Programa Atibaia Sem Papel gerou mais de 15 mil documentos oficiais

No início de novembro a Prefeitura implantou o Programa Atibaia Sem Papel em toda a Administração Municipal. A novidade oferece aos funcionários e à população uma plataforma para Protocolo Digital de Documentos, com economia aos cofres públicos, preservação do meio ambiente com redução do uso do papel, além de mais agilidade, eficiência e transparência nos processos. Desde o lançamento do sistema, com a publicação do Decreto nº 8.997/19 (em 6 de novembro), até a manhã desta quarta-feira (27) já haviam sido gerados 15.446 documentos oficiais, economizando cerca de 90.552 impressões.

A implantação do sistema está sob a coordenação do secretário de Governo, Luiz Fernando Pugliesi, e do ouvidor municipal, Marcos Melo, e foi desenvolvido pela 1Doc, maior Govtech do Brasil, com mais de 11 milhões de usuários, presente em 14 estados e mais de 150 municípios. Ele consiste em uma ferramenta básica e intuitiva para envio e recebimento oficial de documentos no setor público, capaz de representar vários processos físicos em uma única plataforma digital, por meio de uma interface simples, otimizada e oficial. Com os trâmites em meio digital, a estimativa da Prefeitura é de uma economia do custo direto para o município de R$ 14.000/mês e do custo indireto de R$ 103.000/mês.

“O lado positivo do sistema é que agora a Prefeitura atende 24h e as pessoas podem acessar qualquer hora, em qualquer dia, para fazer as suas solicitações, de forma rápida e prática”, afirmou Luiz Fernando Pugliesi.

Na Plataforma 1Doc, a demanda chega pelo site da Prefeitura ou é lançada internamente via documento (memorando, circular, ofício, etc). A partir disso, tudo é organicamente resolvido entre os setores envolvidos e não é necessário imprimir documentos para garantir o caráter oficial de uma comunicação.

Após o envio pelo remetente, o setor destinatário recebe o documento imediatamente e, a cada resposta ao encaminhamento, é criado um novo despacho. Também é possível anexar arquivos e acompanhar quem já leu, garantindo total transparência ao processo interno.

Ao solucionar determinada solicitação, também é possível marcá-la como resolvida, dando ciência a todos os envolvidos. Os dados permanecem protegidos e não podem ser alterados, com uma sequência única de numeração para toda a Administração Municipal. Além disso, todos os trâmites também podem ser acompanhados e realizados pelo celular.

A Plataforma 1Doc ainda conta com indicadores de trabalho, dados que são gerados de acordo com a utilização do sistema. Há o indicador Eficiência, que mede a porcentagem de todos os documentos marcados como resolvidos pelo setor; o indicador Engajamento, que aponta a porcentagem de todos os documentos lidos pelo setor; e o indicador Qualidade, apresentando a média das notas recebidas pelo setor conforme avaliação dos solicitantes atendidos.

Atualmente, o sistema digital conta com 551 setores listados e 916 usuários cadastrados. Além disso, há cerca de 300 serviços disponíveis, garantindo mais sustentabilidade, economia e agilidade em Atibaia.

“Uma boa comunicação é a chave para a eficiência na Administração Municipal, garantindo diminuição no tempo de resposta e de resolução das demandas. Com o Programa Atibaia Sem Papel, buscamos justamente facilitar e desburocratizar os serviços da Prefeitura, além de reduzir o uso de papel por meio do envio e recebimento de documentos em um ambiente 100% on-line”, ressaltou o prefeito de Atibaia, Saulo Pedroso de Souza.

O serviço de atendimento à população continua sendo disponibilizado normalmente em toda a Administração Municipal. No entanto, os munícipes que procuram a Prefeitura estão sendo orientados a utilizar os serviços disponíveis na nova ferramenta digital, evitando filas e garantindo mais comodidade e menos burocracia. Para acessar o sistema digital o usuário deverá realizar um cadastro no site https://atibaia.1doc.com.br/atendimento .